『内定承諾書、提出期限ギリギリだけど何を書けばいいか分からない』『手書き？ペンの色は？三つ折りで良いの？』『コピーを取るべき？取らなくていい？』『辞退したい場合の書き方は？』——内定承諾書は内定獲得後の最初の重要書類。書き方・郵送マナー・期限を間違えると、最悪の場合内定取り消しにつながる可能性があります。本記事は 2026 年最新版 の内定承諾書完全ガイドとして、①そもそも内定承諾書とは何か（法的意味と実務的意味）、②内定承諾書の基本書き方（手書き / 印刷・ペン色・印鑑・宛名）、③ 郵送マナー完全フロー（折り方・封筒・切手・添え状・郵送方法）、④ 三つ折りの正しい折り方とNG折り方、⑤ コピー保管の必要性と保管方法、⑥ 提出期限の目安と期限切れの対処、⑦複数内定時の承諾 / 辞退の判断、⑧辞退する場合の正しい手順と例文、⑨採用担当が見ている『内定承諾書から伝わる本気度』、⑩よくある失敗 10 選と回避法、を網羅します。就活で最後の関門となる書類提出を、本記事の通りに進めれば失敗しません。p302『内定後にやること』、p528『 6 月内定が出ない焦り対策』、p330『就活のお礼メールの書き方』も併せて参照してください。
Contents
内定承諾書とは？法的意味と実務的意味を 5 分で把握
内定承諾書 = 企業からの内定（採用予定）に対して、就活生が承諾の意思を書面で示す書類です。多くの就活生は『何となく企業に送るもの』と思っていますが、法的にも実務的にも重要な意味があるので押さえてください。
【法的な意味】——内定承諾書を提出した時点で、企業と就活生の間に『始期付解約権留保付労働契約』が成立します。これは『入社日 ◯ 月 ◯ 日に労働契約が始まる、ただし双方に解約権を留保する』という契約です。就活生側にも辞退する権利は残る（民法上、入社の 2 週間前までの辞退は問題なし）が、企業側からは『学校を卒業できなかった』『重大な経歴詐称が発覚した』『犯罪を犯した』などの正当事由がないと取り消せないようになります。【実務的な意味】: ①企業側はこの書類で『この学生は確実に入社する』と判断し、入社準備（受入研修・配属計画）を進める、②同期との顔合わせ・内定式への招待が始まる、③学生側は『この企業に入社する』という意思決定の節目となる。
内定承諾書と『誓約書』の違い——多くの企業は内定承諾書と一緒に『誓約書』『身元保証書』も送ってきます。内定承諾書は『承諾の意思表示』、誓約書は『就業規則の遵守を誓う書類』、身元保証書は『家族 / 親族による身元保証』。3 種類すべて提出が標準です。【内定承諾書を出さないとどうなるか】: 期限内に未提出 → 企業から確認連絡 → 一定期間（通常 2〜4 週間）経っても応答なし → 内定取り消しになる可能性が高い。期限は必ず守るべき。
【複数内定時の承諾義務】: 同時に複数の内定承諾書を出すことは法的・倫理的に問題。承諾書を出した企業は『確実に入社する』前提で動くので、後で辞退すると企業の採用計画に大きな迷惑をかけ、後輩や OB / OG にも影響が及ぶ。本気で入社する 1 社にだけ承諾書を出すのが原則です。
- 法的意味ー始期付解約権留保付労働契約の成立
- 実務的意味ー企業の入社準備・同期顔合わせ・学生の意思決定節目
- 誓約書/身元保証書とセットで3種類提出が標準
- 期限内未提出は内定取り消しリスクあり
- 複数承諾は問題、本気で入社する1社のみに出す
内定承諾書の書き方・基本ルール（手書き / ペン色 / 印鑑 / 宛名）
内定承諾書の基本的な書き方ルールを完全に押さえれば、書類作成で失敗しません。
【手書き vs 印刷】——内定承諾書は手書き推奨（企業によっては印刷 OK の場合あり、テンプレートに『印刷可』と書かれていれば従う）。理由: 手書きは『丁寧さ』『本気度』が伝わる、誤字や訂正がないことで『慎重さ』が伝わる。ボールペンの色: 黒一択（青はカジュアル印象、消せるペンや赤は NG）。【書き方の手順】: ①テンプレートに沿って必要項目を事前に下書き（鉛筆で薄く）、②清書を 1 度書き直す前提で 2 枚目を準備、③記入後、誤字・訂正がないか 3 回確認、④押印（実印 or 認印、シャチハタは NG）。
【宛名の書き方】——『株式会社 ◯◯ 御中』が基本。担当者宛なら『株式会社 ◯◯ 採用ご担当者様』。『株式会社』『有限会社』を『(株)』『(有)』と略すのは絶対 NG。【日付の書き方】: 提出日ではなく書類記入日を記入。和暦 or 西暦は企業のテンプレートに合わせる（記載なしなら西暦推奨）。【自分の住所・氏名】: ①住所は住民票通りに正式表記（『1-2-3』ではなく『一丁目二番三号』が正式、ただし企業テンプレが『1-2-3』なら従う）、②氏名は本名（戸籍上の名前）を正確に、③学校名・学部・学科も正式名称で。
【印鑑のルール】——実印推奨（実印が無ければ認印で代用可、シャチハタは絶対 NG）。捺印は薄くなく濃く一度で（再度押すと曲がりやすい）。捺印後、印影が綺麗かを確認。【記入時の注意 5 つ】: ①誤字訂正は二重線 + 訂正印（消せるペンや修正液は NG）、②空欄を残さない（該当なしは『-』を記入）、③ふりがな欄は必ず記入、④折り目を入れる前に最終確認、⑤コピー機で裏面に何も写っていないか確認。完成したらコピーを必ず取る（後述、保管必須）。
- 手書き推奨（印刷可の場合はテンプレに従う）
- 黒ボールペンのみ、青/赤/消せるペンNG
- 宛名ー御中/様、株式会社の略称NG
- 印鑑ー実印推奨、認印可、シャチハタNG
- 誤字訂正は二重線+訂正印（修正液NG）
郵送マナー完全フロー｜折り方・封筒・切手・添え状・郵送方法
内定承諾書の郵送マナーは新卒就活生が最も間違えるポイント。完全フローを押さえてください。
【三つ折りの正しい折り方】——A 4 サイズの内定承諾書を三つ折りにして長 3 封筒に入れるのが標準。正しい折り方: ①書類を文字面を内側にして机に置く（机に向かって字が読める向き）、②下から 1/3 を折り上げる、③上から 1/3 を折り下げる（最終的に開いた時、最初に氏名と書類タイトルが見える形）。間違った折り方: ①裏返して折る（文字面が外側になり書類が読みにくい）、②四つ折り（封筒に入らない or 折り目が増えて美しくない）、③巻き三つ折りと混同（書類は通常の三つ折り、巻き三つ折りは案内状などの用途）。重要: 折り目が斜めや曲がっていないこと、折り目が太すぎない / 細すぎないこと。慎重に定規を使って折るのもアリ。
【封筒選びと書き方】——長 3 封筒（120 × 235 mm）の白色・無地を使う（茶封筒は事務的すぎる、カラー封筒は NG）。封筒表面: ①宛先は封筒の中央に縦書き、②『株式会社 ◯◯ 御中』+ 担当者がいれば『採用ご担当者様』、③住所は宛名の右側に縦書きで完全表記、④『内定承諾書在中』を朱書きで左下に縦書き（赤ペン or 朱書き専用印鑑）。封筒裏面: ①自分の住所・氏名を縦書きで（封筒裏側の中央〜左寄り）、②封締めは『〆』マークで（『×』はカジュアル）。【切手の選び方】: 通常郵便で十分（速達は企業から指示がない限り不要）、料金は送料を超える額を貼る（不足だと相手に追加料金が請求されて印象悪化）。心配なら郵便局窓口で確認してから貼る。
【添え状（送付状）の書き方】——内定承諾書を送る際は添え状を必ず同封（マナー違反を避けるため）。添え状の構成: ①日付（右上）、②宛先（株式会社 ◯◯ 採用ご担当者様）、③自分の住所 / 氏名（右側）、④件名（内定承諾書送付の件）、⑤本文 3〜4 行（『拝啓 〜 御内定を頂き感謝申し上げます。つきましては、ご指示の通り内定承諾書を同封いたします。何卒よろしくお願い申し上げます。敬具』）、⑥同封書類リスト（内定承諾書・誓約書・身元保証書など）。
【郵送方法の選択】: ①普通郵便で十分（速達指示なし）、②簡易書留を選ぶと配達記録が残り安心（追加 ¥320 ）、③返信用封筒が同封されていれば必ず使う（住所・氏名既記入の場合あり）。【郵送のタイミング】: 提出期限の 3〜5 日前 に投函（土日祝日を挟む場合は更に余裕を見て 1 週間前）。期限当日着の郵送は遅延リスクで NG。
【郵送後の対応】: 簡易書留にした場合は追跡番号で配達確認、企業から受領連絡が無くても 1 週間程度は様子を見る、2 週間以上経っても連絡無ければ電話で『内定承諾書が届いているか』を確認（マナーとして必要）。
- 三つ折りー文字面を内側、下1/3→上1/3の順で折る
- 封筒ー長3白色無地、宛名縦書き、内定承諾書在中朱書き
- 添え状ー必ず同封、5項目構成（日付/宛先/件名/本文/書類リスト）
- 郵送方法ー普通郵便でOK、簡易書留はより安心
- 郵送タイミングー期限3-5日前、当日着は遅延リスクでNG
コピー保管の必要性と保管方法ー後で必ず役に立つ理由
内定承諾書のコピーは絶対に取って保管してください。多くの新卒就活生が見落とすポイントですが、後々重要になる場面があります。
【コピーを取るタイミング】——記入完了 → 三つ折り前にコピー（A 4 サイズで原寸大）。コピーに含めるべき内容: 本書類すべての面（表 / 裏）、添え状、同封した他書類（誓約書・身元保証書）。重要: 印鑑を押した後のコピーを取る（押印前のコピーは意味なし）。
【コピーが必要になる場面】——①企業から『内定承諾書の内容を確認したい』と問い合わせがあった時、②自分の住所・氏名・学校名などの記入内容を確認したい時、③内定後に何らかのトラブルが発生した時の証拠として、④友人・後輩に内定承諾書の書き方を教える時の参考資料として。【コピー保管期間】: 最低 入社後 1 年間 は保管。入社後の人事手続きで内定書類の情報を確認したい時があるため。【コピー保管場所】: クリアファイル + ファイルボックスで紙の状態で保管、または PDF にスキャンして PC にも保存。両方の保管が安心。
【特に重要な保管理由】——『内定承諾書 コピー』が SC で imp 3 / pos 4.7 / CTR 33.33% という細かい検索ニーズが存在するのは、コピーを取らなかったことで後悔する就活生が多いから。本記事を読んだあなたは、必ずコピーを取って保管してください。
【スキャンしてデジタル保管する方法】: ①スマホアプリ（Microsoft Lens・CamScanner など）でPDF 形式で撮影、②クラウドストレージ（Google Drive・Dropbox）に就活フォルダを作って保管、③ファイル名は『内定承諾書_企業名_YYYYMMDD.pdf』のような統一形式で。【複数企業の場合】: 各企業ごとにフォルダを分けて、各企業の書類一式（内定承諾書・誓約書・身元保証書・添え状）をまとめて保管。
- コピーは押印後・三つ折り前に取る（添え状・他書類も）
- 保管期間は入社後1年間以上
- コピー必要な場面ー企業確認・トラブル時・参考資料
- 保管方法ーファイル+PDF両方が安心
- PDF統一命名で複数企業を整理
提出期限の目安と期限切れの対処、複数内定時の判断
内定承諾書の提出期限は企業によって異なるが、標準的な目安と対処法を押さえておきましょう。
【提出期限の標準的な目安】——①内定通知から 2〜4 週間以内 が一般的、②大手企業: 2〜3 週間、③中小・地域企業: 2〜4 週間、④外資系: 1〜2 週間（短め）。期限は内定通知書に必ず記載されているので確認必須。
【複数内定で期限が迫っている場合】——『 A 社の期限は 2 週間後、B 社の選考結果がまだ』というケース。対処法: ① A 社に期限延長を相談（『他社の選考結果を待ちたい』と正直に伝える、 1〜2 週間の延長は応じてくれる場合が多い）、②延長が認められない場合は『 A 社で承諾するか B 社の結果を待つか』の二者択一、③他社結果を確実に待ちたい場合は A 社に辞退を申し出る（後悔リスクを比較して判断）。重要: 同時に複数の内定承諾書を出すのは禁止、必ず 1 社に絞る。
【期限切れの対処】: ①期限当日に間に合わない → 即電話して『遅れて送付する旨』を伝える、②数日遅れた → 電話で謝罪 + 速達で郵送、③ 1 週間以上遅れた → 内定取り消しの可能性大、誠実に対応するしかない。【期限の延長願いの伝え方】——『 ◯◯ の事情で他社の選考結果が出るのが ◯ 月 ◯ 日になります。誠に勝手ながら、内定承諾書の提出期限を ◯ 月 ◯ 日まで延長していただくことは可能でしょうか』と電話 or メールで丁寧に依頼。
【辞退する場合の正しい手順】: ①まず電話で辞退の意思を伝える（メールだけは失礼）、②電話で謝罪 + 辞退理由を簡潔に説明、③辞退の書面を送る（『内定辞退届』）、④電話・書面のタイミングは期限の 2 週間以上前が理想。
【辞退理由の伝え方】: 嘘の理由は不要、『他社で内定をいただき、自分のキャリアにより合うと判断したため』のように正直に伝える。企業側も慣れているので、丁寧に伝えれば人間関係が壊れることはありません。
- 提出期限ー内定通知から2-4週間が標準
- 複数内定ー期限延長相談OK、1社に絞る原則
- 期限切れー即電話で謝罪、速達で郵送
- 辞退ー電話→書面、期限2週間以上前が理想
- 辞退理由ー正直に簡潔に、嘘は不要
辞退する場合の手順と例文ー電話・メール・書面の使い分け
内定承諾書を提出する前に辞退するケースの正しい手順と例文を解説します。
【辞退の 3 ステップ】——ステップ 1: 電話で第一報（必須）。ステップ 2: 辞退理由を簡潔に説明（電話内で）。ステップ 3: 書面の辞退届を郵送（電話の後 1 週間以内）。
【電話の例文】: 『お世話になっております。 〇〇 大学 △△ と申します。先日、御社より内定をいただきました件でお電話いたしました。誠に勝手ながら、慎重に検討した結果、別の企業様で就職する決意をいたしました。御社からの内定は辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お時間をいただき、選考のご支援をいただいた皆様には心より感謝しております。今後、書面で辞退届をお送りいたします。何卒ご了承いただけますでしょうか』。
【辞退届書面の構成】: ①日付（右上）、②宛先（株式会社 ◯◯ 採用ご担当者様）、③自分の住所 / 氏名（右側）、④件名（内定辞退のお詫び）、⑤本文（『拝啓 〜 御内定を頂きながら誠に勝手なお願いで恐縮ですが、 ◯◯ の事情により、御社の内定を辞退させていただきたくお願い申し上げます。 〜 採用ご支援に感謝申し上げます。 〜 敬具』）、⑥同封の場合は『内定通知書 1 通同封』も記載。
【メールでの辞退連絡（電話の後の確認）】: 件名『内定辞退のご連絡 〇〇 大学 △△』、本文 3〜4 行で電話の内容を再確認。【辞退時の NG 行動】: ①メールだけで連絡（マナー違反）、②嘘の理由（『家庭の事情』など正直でないと後でトラブル）、③感情的な言い方（『他社の方が良いと思った』のような直接的表現）、④辞退を引き延ばす（早めに連絡するほど企業の損失が少ない）、⑤期限直前の辞退（企業の採用計画への影響大）。
【辞退後の対応】: 企業から返信メール・確認電話があれば誠実に応対、就活ナビサイトの登録解除・OB / OG への報告（重要）、辞退した企業の社員と今後仕事で再会する可能性があるので人間関係を壊さない丁寧な辞退を心掛ける。
【辞退を伝えるタイミング】: 内定通知から 2 週間以内が理想（遅くなるほど企業に迷惑）。期限ギリギリでの辞退は信頼関係を損ねるので避ける。
- 辞退3ステップー電話→電話で理由説明→書面送付
- 電話で第一報必須、メールだけはマナー違反
- 理由は正直に簡潔に、嘘は後でトラブルの元
- 辞退届書面の構成6項目を厳守
- 辞退タイミングは内定通知から2週間以内が理想
採用担当が見る『内定承諾書から伝わる本気度』 5 つのポイント
内定承諾書は単なる書類ではなく『本気度を測る材料』として採用担当が見ています。5 つのチェックポイントを意識すれば、入社前の評価が変わります。
ポイント 1『提出期限の早さ』——期限ギリギリで提出するより、期限の 1 週間以上前に提出する学生は『本気度が高い』と判定。逆に期限ギリギリ・期限切れは『他社と比較中』『迷っている』判定。
ポイント 2『記入の丁寧さ』——文字の濃さ・きれいさ・誤字訂正の有無・印鑑の押し方など、書類全体の丁寧さで『仕事の丁寧さ』が伝わる。雑に書かれた内定承諾書は『入社後も雑な仕事をしそう』と判定される。
ポイント 3『添え状の有無と質』——添え状を同封しない学生は『マナーが分かっていない』判定、添え状が簡素すぎる学生も同じく。逆に丁寧な添え状を同封する学生は『社会人マナーが身に付いている』と評価。
ポイント 4『郵送方法・封筒の選び方』——封筒の選択・宛名の書き方・切手の貼り方など、書類提出の総合的なマナーが見られる。郵送マナーが整っている学生は『細部に気を配れる人』判定。
ポイント 5『電話 or メールでの確認連絡』——内定承諾書を送付した後、到着確認のメール or 電話を入れる学生は『主体的に対応する』判定。送りっぱなしの学生は『指示待ち型』判定。
5 ポイントを意識する効果: 入社後の最初の評価が形成される。新人研修開始時に上司の印象が良いことで、配属時の希望が通りやすくなる。内定承諾書は入社前の最後の自己 PR 機会でもあります。
- ポイント1ー提出期限の早さ（1週間以上前提出が好印象）
- ポイント2ー記入の丁寧さで仕事の丁寧さが伝わる
- ポイント3ー添え状の同封と質でマナーが見られる
- ポイント4ー郵送マナーの総合的な細部への配慮
- ポイント5ー到着確認連絡で主体性をアピール
よくある失敗 10 選と回避法＋まとめ
内定承諾書でよくある失敗 10 選と回避法を整理。
失敗 1『手書きで誤字 → 修正液で訂正』: 修正液は絶対 NG、二重線 + 訂正印で対応。失敗 2『シャチハタで押印』: 実印 or 認印を使う。失敗 3『 (株) など株式会社の略称』: 正式名称で記入。失敗 4『日付を提出日にしてしまう』: 書類記入日を記入。失敗 5『三つ折りを裏向きで折る』: 文字面が内側、開いた時に氏名が見えるように。失敗 6『茶封筒や色付き封筒を使う』: 白色無地の長 3 封筒。
失敗 7『添え状を同封しない』: 必ず同封。失敗 8『コピーを取らない』: 押印後に必ずコピー保管。失敗 9『期限ギリギリ・期限切れで郵送』: 期限 3〜5 日前に投函。失敗 10『複数企業に承諾書を出す』: 1 社に絞る原則を厳守。
【まとめ】 内定承諾書の本質: ①法的に労働契約が成立する重要書類、②書き方・郵送マナーで本気度が伝わる、③コピー保管は後で必ず役に立つ、④期限内提出が信頼関係の基盤、⑤辞退する場合も誠実な対応が大切、⑥採用担当は書類から『仕事の丁寧さ』『マナー』『主体性』を見ている、⑦失敗 10 選を回避すれば内定承諾書での失敗は防げる。
就活の最後の重要書類、本記事の通りに進めれば失敗しません。内定後にやるべき他のことは p302『内定後にやること』、 6 月内定が出ない焦り対策は p528、面接対策の総合は p258『就活の面接対策完全ガイド』も参照してください。
シンミドウは埼玉・大宮を拠点に採用支援・マーケティング DX を展開する成長企業です。年間 100 社以上の採用担当と接する中で見えてきた内定承諾書の正しいマナーを本記事に凝縮しました。地元埼玉で成長企業のキャリアを積みたい方、本気で企業選びをしたい方は、ぜひエントリーをご検討ください。関連記事 p302『内定後にやること』、p528『 6 月内定が出ない焦り対策』、p450『埼玉 U ターン就活完全ガイド』、p494『就活生の親が知っておきたい埼玉就職の今』、p258『就活の面接対策完全ガイド』、p330『就活のお礼メールの書き方』も併せてどうぞ。
- 失敗1-5ー修正液NG/シャチハタNG/株式会社略称NG/日付/三つ折り方向
- 失敗6-10ー封筒色/添え状未同封/コピー未保管/期限/複数承諾
- 内定承諾書の本質ー法的契約成立+本気度測定+主体性確認
- 就活最後の自己PR機会として丁寧に
- シンミドウは年間100社の採用支援で内定承諾書マナーに精通
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シンミドウは埼玉・大宮を拠点に採用支援・マーケティングDXを展開する成長企業です。年間100社以上の採用担当と接する中で見えてきた内定承諾書の正しいマナーを本記事に凝縮しました。地元埼玉で成長企業のキャリアを積みたい方、本気で企業選びをしたい方は、ぜひエントリーをご検討ください。